Три важных документа для работы с самозанятыми

Самозанятость в России перешла из категории эксперимента и заняла прочную позицию в социально-экономическом развитии страны. Число плательщиков НПД уже превысило пять миллионов человек. А бизнес успел оценить выгоды от сотрудничества с самозанятыми. Однако эти отношения должны быть оформлены правильно. Ошибки в документах могут нивелировать все плюсы и привести к санкциям со стороны ФНС.

Какие документы потребуются при сотрудничестве с самозанятыми

Справка о статусе самозанятого

На старте сотрудничества заказчик должен удостовериться, что самозанятый действительно официально зарегистрирован в ФНС как плательщик НПД.

Проверить статус самозанятого можно по ИНН на сайте ФНС либо используя автоматизированный сервис «Мои самозанятые», либо запросив у исполнителя справку о постановке на учет в качестве плательщика налога на профессиональных доход.

Последний способ предпочтителен при заключении договора. Справку самозанятый получает в приложении «Мой налог», она заверена электронной подписью ФНС и является юридически значимым документом.

Компания таким образом подтверждает, что работа с самозанятыми не создает для юрлица обязанности налогового агента. То есть заказчик не должен уплачивать НДФЛ, представлять расчет 6-НДФЛ и платить страховые взносы за исполнителя. Свой налог на профессиональный доход самозанятый платит лично.

Договор ГПХ

До заключения договора важно удостовериться, что самозанятый не работал в штате компании-заказчика менее двух лет назад. В таком случае заключать договор с самозанятым или оплачивать за товар или услуги нельзя (ст. 2, ст. 6 закона от 27.11.18 № 422-ФЗ), договор должен быть заключен с физическим лицом.

Самозанятый исполнитель имеет право постоянно сотрудничать с одним и тем же заказчиком. Но некоторые нюансы в договоре могут натолкнуть ФНС на мысль о замаскированных трудовых отношениях.

Чтобы такого не произошло, следует избегать:

• упоминаний о графике, рабочем месте или времени, внутреннем трудовом распорядке;
• условий по оплачиваемому отпуску, больничному;
• условий по оплате, привязанной не к результату, а к календарю, слов «аванс», «премия», «зарплата».

При заключении договоров подряда заказчику рекомендуется прописать в условиях, какая услуга или работа поручается самозанятому и в каком объеме. А также включить пункты, что исполнитель обязан уведомить компанию о намерении сняться с учета по самозанятости и о санкциях за непредоставление чека.

Акт выполненных услуг (работ)

Основным закрывающим документом для компании является чек, полученный от самозанятого. Но без акта бывает сложно доказать налоговой, что компания правомерно включила расходы в расчет налоговой базы.

На самом деле акт дополняет чек и подтверждает:

• факт исполнения работы или услуги,
• фиксирует период выполнения этих работ.

Если при налоговой проверке акт будет отсутствовать, то это станет поводом для ФНС снять с компании расходы по налогу на прибыль и потребовать доплатить налог.

Поэтому важно составить акт правильно.

Официальной формы акта нет, но в документе должны присутствовать обязательные реквизиты (ч. 2 статьи 9 Закона о бухучете) и перечень оказанных услуг (работ).

Что писать в акте:

• наименование документа («Акт об оказании услуг\выполнении работ»);
• дата, место;
• наименование заказчика;
• данные самозанятого исполнителя;
• реквизиты договора-основания;
• перечень услуг\работ;
• отметка, что услуги оказаны своевременно и в полном объеме;
• сумма — цифрами и прописью с указанием на валюту расчетов.

В сервисе «Мои самозанятые» компании ведут с самозанятыми исполнителями электронный документооборот. Оформляют и подписывают пачки договоров и актов с внештатниками по шаблону в два клика. Все документы юридически значимы.

На правах рекламы